В компаниях с большим и малым документооборотом возникает необходимость удобного и компактного хранения многочисленных договоров, протоколов, накладных, приказов, бланков и прочих важных бумаг. Предназначенная для этой цели мебель должна объединять две важные функции — практическую и эстетическую. С этой задачей отлично справляется шкаф для документов офисный, обеспечивающий удобство эксплуатации и порядок в помещении. Конструкция мебели может быть разной, при этом она обязательно исключает применение быстро деформирующихся материалов и наличие ненужных декоративных элементов.
Особенности конструкции
Обычно офисный шкаф для документов оборудован множеством раздельных полок среднего размера. Конструкция позволяет удобно хранить бумаги блоками по категориям. Такое расположение дает возможность быстро найти нужный документ — необходимость перебирать большой объем архива отсутствует. Отличительная особенность шкафов в том, что размер полок в них чаще всего соответствует формату бумаги А4 — это наиболее используемая форма документов в офисах. Фасады у мебели обычно деревянные или металлические, для удобства обзора могут дополняться стеклянными дверцами.
Такой офисный шкаф считается стандартным. Внутреннее наполнение, внешнее оформление, используемые материалы, наличие или отсутствие створок различаются в зависимости от модели и предъявляемых к ней требований. Помимо документов, в шкафах для офиса можно хранить личные вещи сотрудников, расходные материалы и канцелярские принадлежности. Мебель может быть оборудована под буфет и располагаться в чайной зоне. Если позволяет место, шкафы для документов со стеклянными дверьми используются одновременно как украшение интерьера, хотя в большинстве своем такие изделия выпускаются в минималистичном дизайне, сдержанных цветах, характеризуются отсутствием сложного декора. Так как мебель применяется в условиях интенсивной эксплуатации, конструкция обычно прочная, износостойкая, технически безопасная. Ее основные функции — сохранность документов, их защита от влаги, пыли, огня, других внешних негативных факторов.
Популярные модели
Офисные шкафы различаются по типу конструкции. Она влияет на все основные параметры и характеристики мебели. Подбирать шкаф для документов необходимо с оглядкой на цели применения, ведь у каждой модели есть свои особенности.
- Встроенный. Идеальный вариант для помещений небольшой площади. Такая офисная мебель предлагается с любым внутренним наполнением — это могут быть полки, ящики, ячейки, места для хранения объемных коробок с картотеками. Встроенная конструкция многофункциональна, это универсальное решение для любого офиса. Разновидность такого шкафа — модель типа купе с раздвижными дверками.
- Выдвижной. Такой шкаф больше похож на тумбочку, из которой на роликах выезжает полка с папками. Подобное решение используется организациями, работающими с большим объемом бумажных справок, отчетов. Хранение в таком виде позволяет легко провести структурирование бумаг, например, по алфавиту. Минусом является узконаправленность изделия — кроме документов, сюда больше ничего не удастся поместить.
- Распашной. Классический вариант с дверьми, открывающимися наружу в разные стороны. Эта конструкция используется в шкафах любого назначения. Ее главным достоинством является надежность. Если офис маленький, или сотрудники в нем часто перемещаются, такие двери будут неудобными.
- Откидной. Такими створками обычно комплектуются стеллажи для документов. Конструкция подразумевает откидывание дверцы сверху вниз. Используется такой шкаф обычно для хранения архивных бумаг.
- С разным количеством дверей. Это практически целый комплекс из отдельных шкафов. Предназначаются такие модели для больших компаний и позволяют хранить в одном месте архивные документы, офисные принадлежности, вещи сотрудников.
- С замком. Иногда есть необходимость запирать документы, чтобы доступ к ним был лишь у определенных должностных лиц. Замок также защитит архивы от злоумышленников.
Несгораемый шкаф для хранения офисных документов — самая надежная, прочная и износостойкая модель.
Популярностью пользуются открытый вариант со стеллажными модулями, закрытый шкаф для документов со встроенными полками (иногда даже антресолями), изделия с раздвижными дверками, которые экономят полезную площадь офисного помещения.
Внутреннее наполнение
По виду внутреннего наполнения офисные шкафы и стеллажи делятся на три основные категории — архивные, бухгалтерские и картотечные. Названия дают понять, для каких целей предназначена каждая группа:
- Архивный шкаф, как правило, металлический. Он предназначен для хранения большого объема документов. При необходимости такие модели оборудуют замками. Металл убережет бумагу от огня, пыли, а наличие резиновых прокладок на всех стыках защитит от влаги.
- Шкаф офисный бухгалтерский — это фактически сейф для документов, связанных с финансовыми вопросами отдела или всей фирмы. Также здесь хранятся печати, иногда даже деньги.
- Картотечный шкаф. Удобен, если документы необходимо структурировать. Обычно изготавливается с выдвижными ящиками или же специальными небольшими отсеками.
В качестве внутреннего наполнения офисной мебели стандартно используются:
- Полки. Они могут различаться высотой, шириной, глубиной. Это самая простая и удобная конструкция для хранения офисных бумаг.
- Выдвижные ящики. Используются в любой разновидности шкафов. Подходят для хранения каких угодно предметов, кроме одежды.
- Ячейки. Разделение помогает структурировать архивные данные по категориям, что значительно упрощает доступ к документам.
- Сейф. Может быть частью большого шкафа. На обычных полках размещают любые вещи, а в максимально защищенное отделение прячут ценные бумаги, расписки, деньги.
Многие шкафы для хранения документов комплектуются также просторными ящиками для коробок с редко используемыми папками.
Полуоткрытый тип шкафа подразумевает наличие закрытых и открытых отсеков с ящиками и полками.
Материалы изготовления
Материалы, из которых изготавливается офисная мебель, те же, что применяются для производства других предметов интерьера. Это дерево, ЛДСП, МДФ, пластик, стекло, металл. Определиться с выбором поможет подробное ознакомление со свойствами каждого варианта:
- Дерево. Такая модель — одно из самых дорогих решений. Между тем мебель не просто выглядит презентабельнее бюджетных аналогов, она долговечная, экологичная, надежная. Отлично впишется деревянный шкаф для бумаг в кабинет руководителя или главного бухгалтера.
- Лакированная древесно-стружечная плита. Это самый экономичный материал. Из такого сырья производится большая часть офисной мебели. Единственное, на что стоит обратить внимание при выборе — сертификаты качества. Дешевый материал может выделять вредный для здоровья формальдегид.
- МДФ. Улучшенная версия ДСП. Переняла все ее свойства, при этом отличается повышенной гибкостью, а вероятность вреда для организма минимальна.
- Пластик. Обычно используется при изготовлении отдельных деталей. Хотя все чаще в офисах используется закрытый шкаф, полностью выполненный из этого сырья. Мебель вполне достойно выглядит, она устойчива к воздействию многих внешних факторов, но при этом не слишком прочная и долговечная.
- Стекло. Мебель для документов со стеклом часто комбинируется с другими материалами, в частности, деревом или металлом. Полностью стеклянный шкаф в офис приобретать не стоит. А вот использовать этот материал для изготовления дверей и полок — вполне разумное решение.
Что касается металла, он применяется как для производства отдельных элементов, так и для изготовления мебели целиком. Это может быть сейфовый шкаф для хранения документов и другие специфические модели.
Размеры
Обычно габариты шкафов подбирают с оглядкой на такие нюансы:
- Изделие не должно мешать работе сотрудников.
- Маленькое помещение станет еще меньше, если будет выбран шкаф, занимающий половину всей площади.
- Если предполагается хранение не только бумаг, но и личных вещей, размер изделия подбирается с оглядкой на количество работников.
Габариты различаются в зависимости от того, как и для чего будет использоваться мебель. Высота шкафов варьируется от 75 до 250 см, ширина — 70–80 см. Глубина обычно стандартная, находится в пределах 35–40 см. Шкаф для документов может быть высоким и узким, по типу стеллажа, либо же длинным и невысоким. Первый подойдет в маленький кабинет. Он не займет много места, но благодаря высоте в него получится вместить немало бумаг. Длинные модели нужны для архивов или картотек. Здесь проще искать информацию, подобные решения лучше остальных подходят для структурирования.
Системы запирания
Среди самых распространенных разновидностей запирающих устройств:
- Поворотный замок. Обычная разновидность с ключом, который применяется в большинстве дверей.
- Кнопочный механизм. Предназначен, чтобы надежно закрыть створку, а она не открылась бы случайно.
- Кодовый. Для того чтобы открыть такую дверь, необходимо знать секретные цифры, установленные владельцем или руководителем.
- Электромеханический. Замок с электроприводом, обладает повышенной надежностью и защитой как от грубого взлома, так и от подбора кода.
- Электронный. Для открывания используется карта, магнитный ключ или любой другой предмет, запрограммированный на снятие блокировки замка.
Еще одна градация систем запирания основывается на типе установки. Существуют накладные и врезные модели замков. Их выбирают, опираясь на материал изготовления мебели, необходимые задачи. Например, тонкому дереву или древесным плитам подойдут накладные системы, так как врезка может сильно повредить дверь. При этом вторые занимают меньше места, но для них необходимы более толстые стенки. Для металлических, пластиковых шкафов часто используют индивидуальные запирающие устройства.
Расцветки и дизайн
Цвет офисной мебели подбирается так, чтобы она соответствовала общему дизайну интерьера, корпоративному стилю компании. Всегда беспроигрышный вариант — черный или белый шкаф. Эти цвета отлично вписываются в любой интерьер, выглядят сдержанно и лаконично. Наиболее популярными стилями для оформления шкафов для документов являются:
- модерн — лаконичный дизайн, комбинация материалов, оригинальные фактуры, расцветки нейтральные: серый, коричневый, бежевый;
- минимализм — простые формы, облегченная конструкция, сдержанная цветовая гамма;
- hi-tech — оптимальный выбор для компаний, работающих с IT-технологиями, мебель обычно металлическая или пластиковая, с асимметричными формами, четкими очертаниями, часто дополнена встроенной подсветкой;
- лофт — в основном это комбинированные открытые модели с металлическим каркасом и деревянными полками или ящиками.
Универсальная модель, придающая офису респектабельности и солидности, — деревянный классический шкаф, строгий, симметричный, с четкими линиями.
Часто стоит выбор между матовым и глянцевым типом покрытия мебели. Каждый вариант по-своему красив. Глянец выглядит эффектнее, но от него могут отражаться лучи света и мешать сотрудникам. Кроме того, такая поверхность требует постоянного ухода, так как на ней отчетливо видны следы пальцев. Матовая мебель лишена таких недостатков.
Правила размещения
Самый важный совет — шкаф не должен закрывать источники света. Среди прочих правил размещения:
- Не стоит располагать его рядом с рабочим местом какого-то одного сотрудника, если это не индивидуальная система хранения. В противном случае постоянное использование шкафа другими специалистами будет доставлять неудобства.
- Если документы используются редко, лучше разместить шкаф в дальнем углу либо вовсе в подсобном помещении или подвале. Выбор зависит от того, какие именно бумаги планируется хранить.
- Нежелательно размещение мебели рядом со влажной средой — умывальниками, чайными зонами. Такое расположение повышает риск порчи бумажной документации.
Сочетание в изделии гардероба сотрудников и места хранения документов подразумевает расположение шкафа на входе в офис. Такое решение поможет избежать перемещения работников по помещению в верхней одежде. При этом пользоваться документами будет все равно удобно, особенно если кабинет небольшой. Подбирая офисный шкаф, стоит отдавать предпочтение качественной продукции известных брендов, которая сопровождается соответствующим сертификатом и гигиеническим заключением.
