В любом офисе сегодня не обойтись без огромного количества документов. Для их удобного хранения был придуман шкаф картотечный, который обеспечивает сохранность любой информации на бумаге в надлежащем виде. Подобная мебель очень разнообразна и имеет множество нюансов, на которые стоит обратить внимание при выборе.
Назначения и виды
Картотечные шкафы обычно используют для упорядоченного хранения различных документов. Размещать бумаги можно отдельными файлами горизонтально или целыми папками вертикально. Сконструирован шкаф таким образом, чтобы все документы были систематизированы и в случае необходимости быстро находились. Чтобы предотвратить проникновение посторонних лиц, предусмотрен центральный замок, который обеспечивает безопасность и секретность данных. Модели, сделанные из металла, зачастую обладают огнестойким покрытием, которое обеспечивает защиту от пожара. Чаще всего картотечные шкафы приобретают для библиотек, архивов и различных офисных помещений. Связано это с постоянно растущим оборотом документов и ценных бумаг.
Ящики для картотек металлических шкафов могут быть разного формата: А4 и А5 для обычных документов или А0 и А1 для чертежей. Конструкции могут сильно отличаться друг от друга. По форме шкафы бывают квадратными либо прямоугольными. На рынке присутствуют также узкие модели большой высоты специально для маленьких помещений. Для крупных организаций предусмотрены широкие шкафы, вмещающие в себя огромные объемы информации. Высота подобной мебели может варьироваться от 0,4 до 1,7 м. Ширина и глубина могут быть произвольными.
В зависимости от формата меняется весовая нагрузка. Документы А4 могут создать нагрузку примерно в 30 килограммов (около 50 файлов). Бумаги формата А5 при такой же вместимости имеют нагрузку 20 килограммов на одну полку. Весовая нагрузка на один ящик зависит от марки выпускаемого изделия. Картотечные шкафы от бренда Nobilis сделаны из очень толстого металла, что обеспечивает высокую прочность и способность выдержать нагрузку до 40 килограммов на одну полку, а также до 70 тысяч циклов открывания и закрывания.
Материал
По материалам все картотечные шкафы можно разделить на два типа:
- Металлические картотечные шкафы – их изготавливают из сплавов высокой прочности, что обеспечивает сохранность бумаг от пыли, солнечного света, насекомых и резких перепадов температур. При всем этом внешний вид подобных изделий довольно громоздкий и непривлекательный. Такой предмет мебели лучше использовать, например, в архивах, то есть там, где красота не имеет большого значения.
- Деревянные картотечные шкафы – эти модели не менее распространены. Их внешний вид привлекателен и способен украсить интерьер помещения. Такую мебель чаще приобретают для современных офисов, библиотек. Делаются они из ДСП, МДФ или массива дерева – можно приобрести любой, все зависит от бюджета. Однако защищенностью деревянный шкаф практически не обладает, что является серьезным недостатком для организаций, где важна сохранность документации. Если нужна серьезная защита, то лучше этот вариант не рассматривать.
Наполнение
Современные картотечные шкафы могут вместить в себя довольно большую картотеку. Если мебель не оснащена выдвижными ящиками, то обычно предусмотрена железная полка для хранения документов, их может быть несколько. А если имеются ящики, в них устанавливают перегородку для наибольшего удобства. В идеале она должна иметь возможность демонтироваться. Благодаря этому можно расширить количество форматов, которые поместятся в один ящик.
Модели, оснащенные выдвижной основой, могут быть на телескопических направляющих. Такая конструкция облегчает доступ к верхним ярусам. Главной особенностью телескопических направляющих является наличие доводчика, который обеспечивает подхват ящиков в различных положениях и их дальнейшее закрытие без физических усилий. Помимо доводчика, может быть установлен демпфер. Присутствие этой детали гарантирует плавное и бесшумное закрытие механизма. Также демпфер играет роль амортизатора, что предотвращает громкий шум от сильного внешнего удара по ящику.
Конструкции на телескопических направляющих считаются наиболее комфортными и надежными. Из-за дополнительной способности выдерживать высокую нагрузку они пользуются повышенным спросом.
Кроме телескопических направляющих, в шкафы устанавливают направляющие полного выдвижения. В основе механизма лежит особый шариковый подшипник, который обеспечивает плавное и полное открытие каждого ящичка. Но для того чтобы пользоваться данной системой, приходится прилагать довольно серьезные усилия. Все направляющие подобного типа представлены на рынке в разных вариациях, в зависимости от необходимой нагрузки. Если приобрести их отдельно, то установка должна проводиться с особой осторожностью, иначе неаккуратное обращение станет причиной повреждения механизма.
Наиболее дорогие картотечные шкафы имеют антиопрокидывающую систему, которая способна защитить содержимое от внешних физических воздействий. Шкафами с подвесными полками, которые перемещаются по специальным рельсам, также нельзя пренебрегать. Такие конструкции могут быть удобным вариантом, так как позволяют хранить документы в папках в вертикальном положении.
Картотечный шкаф можно оснастить множеством дополнительных элементов, что поможет достичь максимального комфорта в использовании. В этом помогут:
- регулятор полок для получения желаемой высоты;
- рамки с выдвижным механизмом;
- раздвижные дверцы;
- дополнительные внутренние отделения;
- встроенный сейф;
- еще одно отделение со встроенным замком (трейзер);
- надежный электронный либо ключевой замок;
- крепления к полу для защиты мебели от выноса злоумышленниками.
Правила размещения
Большая картотека является основой любого крупного предприятия, поэтому для нее нужен соответствующий шкаф. Обычно его размеры подгоняют под объем комнаты, в которой он будет стоять. Маленькие изделия имеют не более двух ящиков, самые крупные – до девяти. Лучше всего подбирать шкаф исходя из размеров картотеки, иначе может оказаться, что все документы просто не вместятся в него. Например, если было принято решение подобрать картотечный шкаф в офис для хранения личных дел сотрудников, то надо учитывать количество работающих людей и подбирать соответствующую мебель.
От того насколько обдуманно выбирается картотечный шкаф, напрямую зависит налаженность работы в дальнейшем.
Мебель для бумаг, которая рассчитана для общего использования, должна быть размещена в таком месте, где любой человек мог бы с легкостью воспользоваться ей по назначению. Чтобы люди не мешали друг другу, шкаф следует размещать там, где их меньше всего. Давно известно, что от расположения рабочей мебели зависит эффективность труда работников той или иной сферы. Можно воспользоваться услугами дизайнеров, но не менее важно прислушиваться к мнению самих сотрудников.
Особенности выбора
При подборе офисной мебели следует учитывать многие аспекты, из которых наиболее важны следующие:
- Нельзя пренебрегать габаритами шкафа. Его размеры должны соответствовать комнате, в которой он находится.
- Качество материала также играет важную роль. Необходимо, чтобы все элементы (корпус, фурнитура) были выполнены из хорошей стали или древесины.
- Для наибольшего удобства следует учитывать все эксплуатационные характеристики: число полок, секций, ящичков. Помимо этого, в шкафу может находиться встроенный сейф.
- Вся конструкция должна быть без дефектов и бракованных частей.
- Важно, чтобы двери, ящики и прочие механизмы открывались без лишних звуков и сопротивления.
- Шкаф должен иметь защитное покрытие.
- Не стоит забывать об эстетике – лучше, чтобы модель вписывалась в интерьер помещения.
- Многим учреждения требуется высокий уровень безопасности. Одного замка при этом может не хватать. Тогда можно отдать предпочтение моделям с персональным запором каждого ящика.
- Хорошо, если шкаф обладает антиопрокидывающим устройством. Оно способно предотвратить возможное падение мебели.
- Важна покраска шкафа. Лучше всего, чтобы он был покрыт полимерными лакокрасочными материалами.
Перед приобретением шкафа следует убедиться в наличии сертификата, который будет подтверждать надлежащее качество и соответствие ГОСТ.
Картотечный шкаф очень важный элемент, без которого не обходится ни одно современное предприятие, поэтому к его выбору нужно отнестись очень серьезно. Правильно подобранная модель поможет обеспечить комфортную и эффективную работу.
